Karşılaşılan zorluklar nelerdi? Birim trafik güvenliği için çok önemli olan trafik işaretlemelerinin (levha, kasis, yatay işaretlemeler vb.) montajı ve bakımından sorumlu. O yüzden yapılan ya da yapılmayan her iş farklı sorunlarla karşılaşmalarına neden olabiliyor. İşlerin takip edilmesi ve düzgün bir şekilde tamamlandığından emin olunması trafikte kazaların önlenebilmesi için zorunlu bir durum. Ekibin iyi koordine edilmesi, sahada eksik levhanın olmaması ve bakımlarının düzenli yapılması gerekiyor. Bu süreçlerde en çok yaşadıkları sorunlar ise:
Sahadaki işlerin kontrolü
Levhalar takıldı mı? Takıldıysa standartlara uygun olarak mı takıldı? İşi kim ne zaman yapmıştı? Trafikte herhangi bir kazaya neden olmamak için işe başlamadan yola uyarı işaretleri koyuldu mu? Bunların takibi ve koordinasyonu zor oluyordu çünkü buradaki belgelerin ve bilgilerin toplanabileceği bir sistem yoktu. Sahadan fotoğraf gelse bile bir süre sonra kaybolabiliyor ve veri eksikliğinden dolayı işlerin kontrolünü sağlamak zorlaşıyordu.
Sahada yaşanan sıkıntıların kaynağını bulamamak
Trafikteki işaretlemelerle alakalı yaşanan sıkıntıların kaynağını bulmakta sıkıntı olabiliyordu. Eksik ya da yanlış bir işaretlemeden dolayı mı sorun yaşandı yoksa sorun yapılan işten değil de dış etkenlerden mi kaynaklanıyordu belge ve fotoğraf eksikliğinden dolayı bir kanıt bulunamıyordu.
Çalışanların performanslarını ölçmek
Şehrin farklı yerlerine dağılan ekiplerin iş sürelerini takip etmek, hangi tarz iş ne kadar sürede biter, çalışanlar sahada ne kadar vakit harcamış bunlar tam olarak ölçülemediği için çalışan performanslarını çıkarmakta zorluk yaşanıyordu.
Nasıl çözüldü?
2 hafta önce Pintask’ı saha işlerinin koordinasyonu, kontrolü ve analizinde kullanmaya başlayan ekip tüm levha işlerini tek bir harita üzerinden yönetmeye başladı.
Sahada konum bazlı işler oluşturarak işleri belirli kişi veya ekiplere atamaya başladılar ve işlerin kayıtları oluşturulmuş oldu. Saha ekipleri işe başlamadan önlemlerin alındığına dair çektikleri fotoğrafları ve işi tamamladıklarını gösteren fotoğrafları çalıştıkları işe yüklediler ve işin bittiğini tek bir butonla bildirmiş oldular. Pintask’ın iş özelinde fotoğrafların, çalışanların, tarihin, süresinin ve konumunun tutulduğu dijital arşiv özelliğiyle tüm işlerinin kontrolünü belgeleriyle sağlamaya başladılar.
Çalışanların konumlarının takip edilebilmesi ile sahadaki ekiplerin çalışma yerlerinde olup olmadığı anlık takip edilmeye başladı. Pintask’ın dinamik analiz oluşturabilme özelliği sayesinde de kim kaç saat çalışmış, hangi iş ne kadar zaman alıyor, en çok hangi iş tamamlanmış belirledikleri tüm performans kriterlerine yönelik rapor alabilmeye başladılar.
Sonuç Birim Pintask’ı kullanmaya başlayarak saha iş süreçlerinde dijital dönüşümü gerçekleştirdi ve uygulamanın kullanıcı dostu olması sayesinde hızlıca sisteme adapte oldu. Sadece 2 hafta gibi bir sürede ise 360 farklı konumdaki işi 20 kişilik bir ekiple koordine ettiler.